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La connaissance tribale nuit-elle à la croissance de votre entreprise?

Écrit par Rick Dunne

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Des absences soudaines de certains employés peuvent-elles influencer votre capacité à maintenir une qualité constante et votre niveau de productivité, parce que ces ressources ont toutes les réponses à vos problèmes de fabrication et de planification? Ces individus sont-ils surchargés de travail, sans possibilité de déléguer leurs responsabilités en cas de besoin? Si tel est le cas, vous avez peut-être un problème de connaissance tribale qui nuit à l’évolution de votre entreprise.

« La connaissance tribale est une information non écrite partagée à l’intérieur d’un groupe restreint, qui demeure inconnue aux autres membres d’une organisation. » La connaissance tribale, telle que définie par Wikipédia, est souvent utilisée dans une entreprise lorsque l’on cherche de l’information pour la production ou la prestation de services de qualité. Cette information devrait être la clé de la qualité et du rendement, mais elle peut également s’avérer être totalement fausse.

Quatre préoccupations immédiates associées à la connaissance non documentée :

  1. Une perte importante de production, de procédures de fabrication ou de traitement, suite au départ soudain d’un employé par attrition ou accident;
  2. Un risque pour l’organisation provenant de la désintégration de services ou de « centres de pouvoir » où l’information ne peut pas être remise en question, améliorée ou optimisée;
  3. La répétition des étapes d’un processus, sans la capacité de vérifier le rendement ou d’ajuster et de normaliser les paramètres en vue d’atteindre un maximum d’efficacité et de profit;
  4. La difficulté d’atteindre des résultats cohérents à tous les quarts de travail par la formation de chaque employé et l’élaboration de processus conformes en vue d’améliorer le rendement.

Explorez le DÉFICIT de connaissances tribales de votre entreprise :

Les transformateurs de matières plastiques atteignent souvent un plateau lorsque des membres de l’équipe, absolument essentiels aux déroulements des travaux, ont des connaissances qui ne sont pas documentées et qu’ils ne peuvent pas être remplacés. Ces personnes sont souvent les propriétaires de l’entreprise ou des membres de la direction et peuvent occuper des rôles clés dans la planification de la production et la préparation des devis. Ne pas avoir la capacité de remplacer ces employés clés peut créer un goulot d’étranglement dans l’organisation. Cette situation place un stress inutile sur les propriétaires, qui souvent ne sont pas en mesure de prendre des vacances, et elle peut avoir une incidence sur la valeur globale de l’entreprise dans le marché.

Outre les propriétaires des entreprises de transformation des plastiques, des ressources essentielles sont souvent identifiées qui détiennent par inadvertance de l’information en otage, et qui deviennent ainsi irremplaçables en risquant d’entraver la croissance.

Explorons quatre dangers principaux :

Une consultation d’une heure : la première étape vers un meilleur avenir

Absence soudaine, vacances ou maladies :

La connaissance tribale se multiplie lorsque les nouveaux employés sont formés de manière informelle par des collègues qui ont plus d’ancienneté. Une formation sur le terrain donnée par un collègue peut entraîner la transmission d’une connaissance ou de techniques incorrectes et engendrer des risques pour votre produit, votre service et la qualité. Une formation inadéquate peut être la cause d’un gaspillage de matières premières, de bris d’équipement évitables et d’une mauvaise utilisation de la machinerie qui se traduit par une réduction de la capacité des machines et de l’usine.
Lorsqu'un employé compétent quitte l’organisation ou devient soudainement indisponible pour une raison quelconque, le déficit de connaissance tribale peut provoquer une paralysie de la qualité des opérations.

La connaissance tribale est souvent imparfaite :

Dans l’industrie des plastiques, les opérateurs les plus chevronnés responsables de la configuration de la machinerie savent souvent quels sont les « meilleurs temps de production » pour des travaux spécifiques. La configuration de la machinerie peut être basée sur une combinaison d’expériences, d’instinct et de formation sur le terrain donnée par un autre responsable de la configuration.

Cela peut être trompeur si les temps de fonctionnement réels, les vitesses de la machine, les taux de rejet, l’efficacité des moules ou des matrices ne sont pas documentés pour chaque aire de production. Les configurations appropriées doivent être suivies pour les temps requis et documentées pour chaque machine. Les configurations peuvent être effectuées différemment dans les opérations de moulage et d’extrusion, selon l’opérateur qui supervise la tâche. Chaque personne, avec sa propre compréhension de ce que peut être une pratique exemplaire ou un rendement optimal, risque d’obtenir des résultats contradictoires. Les variations dans les configurations rendent extrêmement difficile la normalisation de la productivité, la compréhension, la réponse et l’adoption des mesures correctives nécessaires pour améliorer l’efficacité et la rentabilité.

En plus des performances des machines individuelles, les variations et les normes de référence, les remplacements de matériel substitut dans l’aire de production peuvent avoir souvent un impact considérable sur l’inventaire des matières premières. Pour éviter la pénurie de matériaux, des listes de sélection de matériel doivent être incluses dans le processus de fabrication. L’utilisation de listes de sélection vous aidera à respecter les délais et à réduire la quantité de matières premières en stock, par une amélioration du suivi de l’inventaire. Il est risqué de se fier à la mémoire des travailleurs pour prendre les bonnes décisions. La capacité de corriger la performance et de maintenir et mettre à jour les coûts normalisés des travaux est difficile sans documents écrits. Les problèmes de rendement qui ne sont ni contrôlés ou détectés vont nuire aux bénéfices. Non seulement la rentabilité est compromise, mais le non-respect des délais de livraison peut entraîner la perte d’un client.

Accumulation de l’information et des ressources par les employés :

Les employés, soucieux de leur sécurité d’emploi, peuvent apprécier le fait d’être les uniques dépositaires de la connaissance de certains processus ou de tâches spécifiques, ou se sentir indispensables pour résoudre des problèmes. Ce comportement lié à la sécurité d’emploi peut empêcher d’autres employés d’assumer leurs fonctions, d’apprendre les processus nécessaires et de créer un bassin supplémentaire de connaissances dans les procédés de production.

Souvent, ces employés seront les derniers à adopter de nouveaux processus ou un système qui pourrait les aider, eux et l’organisation, à être encore plus performants. Méfiez-vous d’une dépendance excessive à des feuilles de calcul complexes que seuls quelques employés peuvent comprendre et mettre à jour.

Le planificateur de chaque processus de production, y compris la transformation des matières plastiques, est l’une des plus importantes ressources. Le planificateur de production contrôle essentiellement l’activité de production d’une entreprise et a une incidence importante sur la capacité de production, la rentabilité et le respect des délais de livraison. Cet employé est presque toujours bien intentionné, mais il est souvent débordé par les exigences matérielles, les contraintes personnelles et les changements constants de priorité des clients. Sans avoir à sa disposition des données en temps réels et les outils intuitifs nécessaires, son efficacité est réduite. Le planificateur assume une énorme responsabilité et ses fonctions stressantes ne lui laissent que très peu de marge d’erreur. Cette personne doit suivre et gérer plusieurs variables qui vont des exigences d’approvisionnement des matières premières et de leur disponibilité pour une commande, aux heures d’arrivée prévues. Elle doit suivre les temps de configuration des machines, les délais et l’efficacité de la production en fonction des rendements passés avec des équipements spécifiques. Ces individus ont souvent une connaissance approfondie de l’organisation et doivent jongler avec plusieurs priorités à la fois. Ils ont une incidence sur la capacité de votre entreprise de confirmer rapidement des commandes, d’accepter davantage de contrats et d’améliorer les profits. Le poste le plus critique de l’entreprise est probablement celui du planificateur de production, car il a la capacité d’avoir un impact négatif sur les profits lorsqu’il tombe malade ou qu’il quitte ses fonctions.

La haute direction n’est souvent pas consciente de l’importance de la connaissance tribale dans leur organisation, et par conséquent ne comprend pas les risques éventuels sur leurs activités et à leur rentabilité.

Quand doit-on remettre en question le statu quo?

Durant les premières années d’une organisation, les entreprises se fient presque exclusivement à la connaissance tribale. Il est nécessaire alors de s’entourer de leaders et de personnes capables de prendre des initiatives pour atteindre la croissance et demeurer rentable. Ces employés sont un atout important à la réussite de l’entreprise. Le rêve d’un employeur est un effectif composé d’employés qui ont une bonne assiduité, un faible taux de roulement et un dévouement exemplaire.

Souvent, la haute direction ne discerne pas les signes d’avertissement qui indiquent que ce modèle ne peut pas suivre la croissance de l’entreprise sans l’ajout de ressources supplémentaires. Cela devient évident lorsque l’entreprise se développe rapidement sans définir des processus formels et investir dans une solution à l’échelle de l’entreprise.

Demandez-vous si tel employé est vraiment le seul à pouvoir préparer un devis, gérer les commandes à livraison échelonnée, confirmer rapidement les travaux ou effectuer les remplacements de matériel? Si tel est le cas, vous avez probablement découvert un problème de connaissance tribale au sein de votre entreprise.

Si vous constatez des incohérences dans la qualité, des rebuts, des variations dans l’utilisation du matériel ou la vitesse de production d’un quart de travail à un autre, ou entre différents employés lorsque vous examinez l’ensemble des opérations, il est possible que vous ayez découvert une autre situation de connaissance tribale.

Si les gestionnaires passent la plus grande partie de leur journée en interagissant uniquement avec d’autres gestionnaires lors de réunions, en analysant constamment des feuilles de calculs ou en apportant des ajustements à l’inventaire, il est également possible que vous ayez découvert une autre situation de connaissance tribale.

Vous trouverez la réponse dans votre capacité à documenter l’ensemble de vos procédures dans un flux de travail répétitif qui peut être chaque fois suivi à la lettre et communiqué ouvertement au personnel de votre organisation. En outre, toute l’information relative à votre production, à la nomenclature des produits et à l’ingénierie devrait être générée et associée à chaque bon de travail. Lorsque ces données sur le meilleur rendement de production sont définies et communiquées à vos meilleurs employés, vous pouvez évaluer les résultats du processus de fabrication en les comparant aux points de référence.

Il est essentiel pour vous de suivre le rendement de chaque opération afin d’analyser l’efficacité et le rendement standard et réel dans les principaux domaines suivants : les temps de configuration et de fonctionnement des machines, la main-d’œuvre et le matériel utilisés, les séries de production effectuées, les taux de rebuts produits, etc.

Enfin, à partir de ces informations, vous devez établir des cibles quotidiennes pour les quarts de travail et attribuer la responsabilité aux gestionnaires d’analyser les événements et d’apporter les ajustements aux besoins standards afin d’établir avec précision une estimation des prix de vente, des temps de production, de l’efficience des outils par machine et des quantités réelles de matériel nécessaires à l’avenir. Ces quelques étapes et la nouvelle capacité d’anticipation de la production, à la fois en termes d’exigences humaines, matérielles et de capacité de production, seront précieuses si elles sont communiquées aux membres de l’équipe. Cette information protège votre entreprise contre la perte soudaine de ressources tout en appuyant vos objectifs de croissance.

Les entreprises CyFrame International se consacrent totalement à favoriser la croissance des entreprises de moulage et d’extrusion par la mise en œuvre de solutions de gestion de la production et de pratiques exemplaires. Notre équipe d’experts est disponible pour assurer le déploiement d’une solution logicielle efficiente qui vous permet d’atteindre un nouveau plateau de croissance et d’augmenter la rentabilité par l’analyse des processus.