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Su enfoque para el cálculo de costos podría estar acabando con su negocio

Escrito por CyFrame

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La rentabilidad es el resultado de un complejo equilibrio entre lo que cuesta fabricar un producto y lo que el cliente está dispuesto a pagar. Es probable que como propietario de una empresa de procesamiento de plásticos, usted tenga su propia manera de calcular los costos y aunque no existe un único método para hacerlo, la forma que usted elija lo llevará a ganar o perder dinero

 

Pierre Maillet | 28 de agosto de 2020

¡Felicitaciones, usted presentó una oferta que fue aceptada y es tiempo de producir esa orden! Muy seguramente está orgulloso y tal vez incluso un poco preocupado. A primera vista, la asignación de un contrato representa un impulso para su empresa; sin embargo, si no está cubriendo los costos relacionados con el trabajo de manera adecuada, la propuesta para asegurar ese nuevo negocio podría llevarlo a perder dinero.

Desafortunadamente, demasiados propietarios y estimadores en las empresas de fabricación de plásticos operan por intuición sin tener una idea real de la mejor manera de contabilizar los costos. La buena noticia es que existen métodos simples y probados que pueden ayudar a determinar y cuantificar la rentabilidad.

El costo de no conocer los costos

A lo largo de los últimos meses le han sido otorgados muchos nuevos contratos, su empresa ha ejecutado los trabajos y ha entregado los pedidos de estos y de los otros productos que fabrica regularmente. Los pagos han entrado y todo parece estar bien.

Usted sabe que es posible que los estimados de costos no hayan representado cada centavo, pero está seguro de que obtendrá una buena ganancia. Sin embargo, en algunas ocasiones sucede que meses después, luego de pagar sus gastos, descubre que sus nuevos contratos y sus productos habituales no produjeron las ganancias anticipadas y que incluso en ocasiones llegó a perder dinero.

¿Cómo es esto posible y cómo puede asegurarse de que los contratos futuros sean rentables? ¿Podría ser que estos nuevos trabajos, los pedidos de sus clientes habituales o algún otro gasto administrativo o indirecto hayan sido la causa principal?

No existe una única forma de calcular los costos, y ninguna puede ser catalogada como la mejor. No obstante, sin importar el enfoque que adopte, es posible que esté dejando algo de dinero sobre la mesa, y que en ocasiones ese dinero sea mucho. Afortunadamente, existe una variedad de métodos para la determinación de costos, los cuales se encuentran disponibles para los fabricantes.

Muchos propietarios de negocios consideran que el cálculo de la rentabilidad de la producción a través del método de margen de contribución, o una versión simplificada del método de cálculo de costos estándar, es su mejor opción. Este enfoque es eficaz y su implementación es relativamente sencilla. Existen además otras verificaciones de costos, tales como el análisis de rentabilidad de cliente, los costos generales presupuestarios y el análisis de generación de efectivo, que son igualmente efectivos.

Antes de descartar su enfoque actual, considere lo siguiente: si su negocio maximiza constantemente la rentabilidad, está superando los objetivos establecidos y los inversores están satisfechos, entonces no se complique la vida sin necesidad. Pero si ese no es el caso, y considera que los costos son más un arte que una ciencia, quizás sea el momento de replantear su enfoque.

Si bien hay varias formas de calcular los costos, este artículo se centrará en el cálculo de la rentabilidad de la producción a través del método de margen de contribución, que se puede implementar rápidamente y proporciona información importante acerca de la rentabilidad. Otros enfoques de costos se abordarán en artículos futuros.

Método de margen de contribución

Para muchos propietarios de empresas de fabricación exitosas, la materia prima es el único costo transitorio dentro y fuera del piso de producción. De manera similar, el único aspecto importante es que es vital conocer la contribución exacta a las ganancias de cada orden de trabajo de producto terminado que se produce: semana a semana, día a día y turno a turno. Eventualmente, cuando se envíen estos productos terminados, la empresa será rentable.

Ventas netas de producto terminado producido – costos de materias primas usadas = margen de contribución

Es importante comprender que, al adoptar este enfoque, todos los costos asociados al funcionamiento del negocio son fijos, incluyendo la mano de obra directa. Esto le permite mantener las cosas simples y libres de tareas administrativas complicadas que retrasan la obtención de la información esencial de rentabilidad que usted necesita rápidamente. Estos costos fijos requieren una pequeña cantidad de control (principalmente de manera mensual) a medida que avanzan a lo largo del año. Hay varias formas de lograr esto, incluyendo la evaluación como porcentaje de las ventas (como la mano de obra directa), la comparación con un presupuesto establecido o con las cifras del año pasado (comparable con los costos administrativos y las ventas). Cada componente de costo fijo cuenta y es importante reducir dichos gastos tanto como sea posible.

Configuración de parámetros de datos básicos

La implementación de este método requiere identificar dos variables básicas para cada producto: su precio de venta neto y el costo unitario de la materia prima. 

El precio de venta neto podría comenzar con el precio unitario facturado al cliente. Sin embargo, cualquier término de pago asociado, como 2% / 10 días o comisiones de venta, puede deducirse del precio de venta. Esto actuará como un pequeño amortiguador al calcular el margen de contribución.

También es importante tener en cuenta que se debe tener una consideración especial cuando la producción de varios pasos se lleva a cabo en diferentes momentos. Esto no será un problema si los múltiples pasos se realizan simultáneamente. Sin embargo, si estos pasos se realizan en momentos diferentes, se debe identificar un precio de venta neto para cada paso, lo que permite realizar un seguimiento de la rentabilidad de la producción. Un ejemplo de esto es una botella moldeada que se envía a un paso de impresión una semana después. Se requiere un precio por cada paso, y el total de estos dos pasos sumados corresponde al precio neto total facturado.

El costo unitario de la materia prima comienza con la factura de costo unitario de su proveedor. Esto incluye todos los materiales tales como resina, aditivos y material de empaque utilizado para producir el producto terminado y generalmente se enumera en la lista de materiales. Las alternativas de costos pueden incluir FIFO (primero en entrar / primero en salir o “first in / first out” en inglés) o el costo promedio basado en lo que hay en el inventario. Estos métodos implican actualizaciones constantes del margen de contribución y pueden requerir intervenciones de tareas administrativas.

Idealmente, uno querría automatizar las actualizaciones de costos unitarios con su sistema actual. Sin embargo, si esto no es posible, se pueden configurar como un costo unitario estándar para tener en cuenta factores tales como las fluctuaciones de precios esperadas. El costo unitario estándar también puede tener en cuenta los rechazos generados en cada trabajo, incluyendo el material no recuperable o la depreciación del material molido sobrante de la producción. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, estos deben ser mínimos para evitar tareas administrativas y crear un pequeño margen de error en el seguimiento de la rentabilidad.

Seguimiento de la información de rentabilidad de la producción

La primera tarea consiste en realizar el seguimiento del producto terminado empacado y aprobado por el departamento de calidad que ha sido generado para cada trabajo de producción, algo que generalmente hacen la mayoría de los fabricantes. Si bien los productos terminados rechazados no deben incluirse en el recuento de productos terminados empacados, el seguimiento de los rechazos tiene sus beneficios. Las piezas rechazadas pueden indicar un problema de rentabilidad al tiempo que ayudan a establecer verdaderos rendimientos de producción. A menudo, las estimaciones de precios por sí solas no reflejan con precisión los rendimientos de producción adecuados.

Si bien el seguimiento de la materia prima puede ser bastante simple, también puede implicar algunos aspectos bastante complicados. Un método simple es pesar el material enviado a la planta de producción para la orden de trabajo de un producto específico y pesar el material que regresa cuando se completa la ejecución. La diferencia neta indicará la cantidad de materia prima que se utilizó y usted sabrá cuál es la contribución para esa orden de trabajo.

Si no se dispone de una balanza de gran tamaño para la resina empaquetada en gaylord, se puede usar una regla para medir la profundidad del antes y el después del material. La desventaja de este enfoque es que una orden de trabajo puede tardar días o semanas en producirse. Además, puede resultar difícil realizar un seguimiento del uso de la materia prima cuando el material se almacena en un silo conectado a varias máquinas, con lo que la información de rentabilidad solo estará disponible cuando se complete la orden de trabajo.

Si desea determinar la rentabilidad por turno, días o semanas, considere un enfoque diferente. Una forma de realizar un seguimiento del uso de materia prima es contar los productos terminados que se produjeron, incluidos los rechazos si no se vuelven a moler en línea en la máquina. Cada pieza producida se multiplica por el peso del material inyectado al molde. Debido a que el peso del material inyectado puede variar, es preferible utilizar el peso real del material inyectado. En ese punto, cada parte puede simplemente ingresarse en una hoja de cálculo y convertirse en materia prima de acuerdo con los porcentajes de la receta de plástico para las diferentes resinas o aditivos utilizados para el producto. De nuevo, si se cambió la receta para la producción, es preferible utilizar la receta de producción.

Debido a que el método de margen de contribución no tiene en cuenta el tiempo, se recomienda hacer un seguimiento de la cantidad de productos producidos en un turno que pasan la inspección de control de calidad y reportar el peso promedio de inyección por producto bueno versus el peso de inyección estándar. Esto ayudará a indicar, entre otras cosas, si el operador nocturno se ha tomado un descanso no programado y ha molido los productos buenos al regresar.

La meta de rentabilidad de la producción

Generalmente, el objetivo de rentabilidad global es fácil de establecer. Simplemente se deduce la materia prima de la parte de gastos de su estado de resultados financieros y se agrega la ganancia neta deseada antes de impuestos y se divide entre las ventas:

(Gastos – materia prima + ganancia neta) / ventas =% margen de contribución

Por ejemplo, digamos que sus gastos totales son de $ 9 millones y el costo de la materia prima es de $ 3 millones. Usted tiene una ganancia neta deseada de $ 1 millón y ventas anuales de $ 10 millones. En este escenario, su objetivo de contribución es el 70% de las ventas.

Sin embargo, hay algunas cosas a considerar. Es posible que los fabricantes más grandes organizados por divisiones deseen realizar un seguimiento de la contribución de cada división o centro de ganancias. Y no es raro que cada centro de ganancias tenga un modelo de costos y rentabilidad único. Además, debido a que la depreciación no es un gasto monetario en el estado de resultados, algunos pueden preferir reemplazarlo con dinero en efectivo usado para gastos de capital. Esto permite que la contribución sea más acorde con el efectivo que se requiere generar.

Lo importante es mantener las cosas a un nivel sencillo. Si solo necesita una comprensión básica de si su empresa es rentable o no, vale la pena considerar el enfoque del método del margen de contribución.

Simplificando las cotizaciones

Como propietario de una empresa de procesamiento de plásticos, probablemente se sienta cómodo con el funcionamiento diario de su negocio. Pero cuando se trata de calcular el costo de una propuesta, generalmente confía en la experiencia de sus estimadores o su gerente de ventas.

El modelo de margen de contribución puede simplificar la emisión de cotizaciones. Usando el ejemplo anterior, si el peso de la pieza cuesta tres dólares en materia prima, el precio neto debe ser $ 10 – costo de la materia prima dividido entre 30% para igualar la contribución del 70%. Esto también podría incluir comisiones de ventas y términos de pago porcentuales si son parte del precio de venta neto. Finalmente, el precio del producto se divide entre el rendimiento de la producción para establecer un precio de venta realista.

El problema aquí es que el rendimiento de la producción debe incluirse en esta ecuación. Para ayudar a su equipo de ventas, puede optar por validar la cotización contra el rendimiento de producción, que podría ser un conjunto complejo de parámetros de producción y diseño de productos.

El establecimiento del precio también puede ser muy complejo. Por ejemplo, puede tener líderes en pérdidas frente a otros productos muy rentables para el mismo cliente, lo que le proporciona un resultado muy rentable. Sin embargo, conocer de antemano la el margen de contribución de la producción revelará la rentabilidad general de todos los productos que produce, incluso por cliente.

¿Es correcto para usted?

Tal como ocurre con todos los métodos de cálculo de costos, el enfoque del método del margen de contribución tiene sus pros y sus contras. Se debe realizar una evaluación cuidadosa antes de implementar cualquier estrategia de costos.

Ventajas:

  • Rápida implementación con gastos administrativos mínimos en comparación con otros métodos de cálculo de costos.
  • Este enfoque se adapta mejor a los procesadores de plástico con uno o unos pocos pasos de producción y proporciona información cuantitativa del producto a un bajo costo.
  • Le provee a los propietarios de empresas una imagen completa de la rentabilidad de cada producto producido, así como de toda la operación de fabricación.
  • Realiza un seguimiento de las metas de ganancias por turnos, días y semanas, lo que facilita las comunicaciones internas con los supervisores o gerentes de producción.
  • Permite generar rápidamente los precios para las cotizaciones de ventas con muy pocos pasos.

Desventajas:

  • No proporcionará información detallada, tal como eficiencias de producción, mediante el seguimiento del tiempo de la máquina y la eficiencia laboral, lo que se proporciona mediante un modelo de costos estándar.
  • No calcula un costo detallado que incluya materia prima, mano de obra directa y gastos generales, así como cualquier costo del producto relacionado con los moldes/matrices y máquinas (es decir, la amortización de un molde/matriz o una máquina).
  • No proporciona información cualitativa de producción sobre los productos terminados producidos que pueda señalar directamente dónde reside un problema de producción.
  • No realizará un seguimiento del tiempo de inactividad ni proporcionará ningún tipo de capacidad de planificación de producción que un modelo de costeo estándar contribuya a este tipo de capacidad de gestión.

Muchos fabricantes están teniendo un gran éxito con el método de margen de contribución. Si bien no es perfecto y no es adecuado para todos los procesadores de plásticos, proporciona información confiable de rentabilidad cuantitativa, lo que les permite a los propietarios de negocios responder rápidamente a los problemas. Con este método, se pueden identificar rápidamente los problemas de calidad de producción y con algunos ajustes tales como el seguimiento del peso promedio de inyección por producto terminado empacado en un turno de producción, se contrarrestará cualquier debilidad en el seguimiento del tiempo de producción.

 

Sobre el Autor

Pierre Maillet es el Presidente de CyFrame International Enterprises Inc. Graduado de la Universidad de Ottawa, Maillet es un CPA (Contador Certificado). Antes de CyFrame, trabajó como especialista en aplicaciones de software (Hewlett Packard) y consultor de gestión de TI (KPMG). Hoy, como el líder principal de CyFrame, Maillet ayuda a los fabricantes de herramientas / plásticos a mejorar la eficiencia y la rentabilidad de la producción.  

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