Casos de Estudio

Compañía de moldeo por extrusión y soplado sustituye las hojas de cálculo Excel con el ERP CyFrame, mejora la exactitud de los datos, reduce los costos de nómina y mejora la productividad.

Escrito por CyFrame

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Meredith molded products

Rebecca Reid, editora en jefe.

MRPII/ERP for Plastics Processors

Melvin O’Leary, presidente y director ejecutivo de Meredith Springfield, una compañía de moldeado por extrusión y soplado de botellas, en Agawan, Massachusetts, sabía que debía haber una manera más eficiente de hacer seguimiento y almacenar los datos de negocios de una manera mejor que empleando numerosas hojas de cálculo Excel.

Y así, en mayo de 2005 la empresa le dijo adiós a Excel para darle la bienvenida al software CyFrame ePlant Enterprise Resource Planning (ERP), lo que les permitió unificar todos los datos previamente almacenados en múltiples hojas de cálculo en una sola base de datos de Oracle Corp.

“Mi gran meta era eliminar tanto como fuera posible la intervención humana en la recopilación y gestión de los datos”, dijo O’Leary. “Estamos usando el software realmente para controlar la gestión de pedidos a través de nuestro negocio y esto nos permite ofrecer en tiempo real la información de producción y las estadísticas financieras al personal en planta”, dijo.

Antes de implementar CyFrame, Meredith Springfield almacenaba los datos en numerosas hojas de cálculo Excel. Las diferentes hojas de cálculo eran usadas para hacer un seguimiento de cada aspecto del negocio de la compañía: seguimiento de pedidos, seguimiento de los datos de planta, control de inventarios, generación de listas de empaque y envío de facturas de embarque e incluso otra para las cuentas por cobrar. Y después de haber recibido el pago por un trabajo, se utilizaba otra hoja de cálculo como el libro mayor para llevar la contabilidad.

“El mantenimiento de las hojas de cálculo Excel para obtener la información que queríamos era demasiado dispendioso y requería demasiado personal administrativo”, explicó O’Leary. “Y dado que había demasiada interacción humana con la información, a menudo ésta no era tan exacta como podría haber sido”.

“Ahora, cuando ingresamos una orden, un número de orden se mantiene durante todo el proceso a través de la planta; ePlant imprime automáticamente una lista de empaque, una lista de envíos de embarque, actualiza las cuentas por cobrar y el libro mayor, esto sin ningún tipo de entrada manual excepto por la entrada del código de barras de los envíos”, continuó.

Esto se puede lograr, porque ePlant permite que los datos estén agrupados en una sola base de datos Oracle. La compilación de los datos mejora la precisión, porque ya no hay varias versiones y la interacción humana se ha reducido al mínimo.

Además, Meredith Springfield redujo en US$300.000 los costos de nómina al eliminar las dispendiosas y largas tareas de introducir y mantener los datos en numerosas hojas de cálculo, señaló O’Leary.

Antes de ePlant, los informes basados en la información almacenada en Excel tampoco proporcionaban la información más precisa del rendimiento de la compañía, añadió. No era raro, por ejemplo, que un problema pasara desapercibido hasta que alguien tuviera tiempo de introducir los datos de producción en Excel, y para ese momento era muy tarde la oportunidad de rectificar el problema había pasado, dijo. Y una vez se tenían todos los datos y se hacían los reportes, ya era demasiado tarde para hacer una diferencia.

Ahora, sin embargo, “la pirámide (de información) se ha invertido “, explicó O’Leary. “Los informes son más precisos porque ya no hay múltiples versiones de los datos, y la intervención humana ha sido minimizada. El rendimiento de las máquinas se ve todos los días”.

Y debido a que los datos se actualizan en tiempo real, Meredith Springfield puede tomar decisiones de negocio basadas en la información más reciente. “Nos sentimos más capaces de manejar nuestro negocio, porque estamos recibiendo en tiempo real las mediciones de desempeño financiero que nos ayudan a hacer cambios rápidos”, dijo O’Leary. “No tenemos que esperar hasta el final del mes para ver cómo vamos. Nuestros supervisores saben en todo momento cómo se está produciendo. “Los operadores de máquinas ahora saben informar inmediatamente, si algo está mal”, continuó O’Leary.
Además, dado que ePlant agrupa y almacena los datos no sólo sobre los procesos de fabricación, sino además de inventario, compras de materias primas, pedidos, compras de materiales y finanzas, entre otros, le permite a Meredith Springfield poner un valor monetario a cada parte del proceso de fabricación y suministro.

Plan de Adquisiciones

Pero éste no fue un proyecto en el que Meredith Springfield saltó de la noche a la mañana, señaló O’Leary.

“La ejecución real fue después de meses de preparación y años de investigación”, dijo.

En primer lugar, la compañía buscó en los grandes programas generales de ERP de la talla como SAP AG e IBM Corp. y automáticamente fueron descartados, puesto que no sólo eran demasiado caros, pero también eran demasiado generales para el moldeo por extrusión-soplado, dijo O’Leary.

En segundo lugar, Meredith Springfield estableció un presupuesto de US$200.000 para el proyecto completo, incluyendo hardware, software, licencias y capacitación.

“Creíamos que era un presupuesto realista porque había paquetes de software que se encontraran en el rango de US$50.000 a US$100.000, y no podíamos imaginarnos necesitar otros US$100.000 o US$150.000 para llegar a donde queríamos”

En tercer lugar, la firma miró a los programas generales de ERP que cabían dentro del rango de precio, pero se encontró que estos programas no entendían el procesamiento de plásticos, como las diversas mediciones que Meredith Springfield necesitaba, los estándares de producción y la eficiencia, tiempo de actividad y tiempo de inactividad, por ejemplo.

“Estos conceptos no se manejaban en ninguno de los paquetes que vimos”, explicó. “Casi hubiera sido empezar de cero en un programa totalmente personalizado.”

Fue entonces cuando dirigí la atención a los programas específicos de plásticos. Después de reducir su tamaño hasta tres – O’Leary no quiso nombrar a los otros dos – El finalmente eligió CyFrame porque la empresa ha demostrado interés en el concepto de gestión de la información que quería. Y se comprometió a colaborar con Meredith Springfield para personalizar el sistema para sus necesidades específicas.

Adaptación del empleado

Pero el mayor desafío no era la adquisición del ERP o la ejecución, era que los trabajadores en la planta, que no tenían contacto con sistemas informáticos y/o conocimientos de informática, pudieran adaptarse al cambio tecnológico, dijo O’Leary.

“La primera vez que comenzó la implementación teníamos computadores totalmente equipados y con lectores de códigos de barras, los trabajadores de planta tuvieron que pasar por una serie de comandos por teclado, clics de ratón y lectura de códigos de barras para ingresar la información de producción”, dijo.

Esto no fue bien recibido por los trabajadores así que Meredith Springfield sacó todos esos equipos de la planta, consultó con CyFrame y se reconfiguró el sistema utilizando “thin-clients” y monitores táctiles y lectores de códigos de barras, un sistema mucho más simple.

“Esto era casi un éxito inmediato”, dijo. Y hoy, O’Leary considera todo el proyecto exitoso. Hasta el momento, la empresa ha implementado alrededor del 80% del sistema, y planea que esté plenamente implementado a principios de 2007. Además, el proyecto se mantuvo dentro del presupuesto, dijo.

“Hemos reducido el costo en la mano de obra para obtener la misma información y esta información la tenemos en tiempo real y mucho mas confiable”, explicó.