artículos

Sorpresas del cierre de año fiscal: Inventario Diario y Control de Márgenes

Escrito por CyFrame

Compartir

FacebookTwitterLinkedInEmail
Year-end Surprises

 

¿Te sientes tranquilo o ansioso con respecto a tus proyecciones de rentabilidad anticipadas?

¿Tu empresa se ve obligada año tras año a mantener materias primas o productos terminados adicionales en inventario para compensar las sorpresas y problemas de producción?

¿Puedes gestionar con facilidad los resultados y cuantificar adecuadamente si obtuviste una contribución diaria positiva?

En caso contrario, no te preocupes, no estás solo:

Muchos acabamos de realizar el cierre del año fiscal o estamos próximo a hacerlo. Sin embargo, algunos de los datos recopilados fueron basados en suposiciones y como consecuencia seguramente experimentemos dolorosas dosis de realidad. Algunas de estas suposiciones pueden resultar en los siguientes escenarios:

  • Un proceso de cierre de año engorroso y que requiere bastante tiempo
  • Resultados de márgenes de ganancia que son menores a lo esperado
  • Productos ocultos que dan como resultado contribuciones negativas
  • Productos terminados rentables que se venden a sobre precio y no son competitivos
  • Estimaciones de costos inexactas que se correlacionan con listas de precios incorrectas
  • Obligación de mantener niveles adicionales de inventario y/o materias primas
  • Algunos productos pueden presentar cantidades negativas

A la par que se realizan los procedimientos para el cierre del año, muchos propietarios de empresas de procesamiento de plásticos enfrentan problemas recurrentes similares y se preguntan: ¿Por qué los resultados no son los que esperábamos? ¿Pudimos haber previsto esto? ¿Qué fue lo que contribuyó a la erosión de nuestros márgenes? ¿Realmente teníamos el control de nuestros niveles de inventario y si la falta de datos confiables de MRP dio como resultado un exceso de inventario de materia prima o de productos terminados?

No aceptes el status quo; mejor adopta métodos simplificados mediante la implementación de acciones correctivas para mejorar los controles diarios que te asegurarán la capacidad de reaccionar mucho más rápido para garantizar un mejor resultado el próximo año.

La evaluación proactiva del proceso como el costo de producto de venta es el primer paso en la dirección de una acción estratégica adecuada para ganar control sobre los márgenes de ganancia con el fin de mejorar el desempeño de la compañía.

PRINCIPALES PUNTOS CRÍTICOS

En las industrias de moldeo y de extrusión de plásticos, la mayoría de las empresas han construido muchos sistemas manuales que aún dependen del papel y otros tantos sistemas laterales para manejar el ingreso de pedidos, la compra, la programación, la producción, el control de calidad, la distribución, el inventario y la facturación. Con tantos sistemas resulta difícil determinar las causas principales cuando los estados financieros indican un problema.

Pero si indagamos a fondo, seguramente habrá algunos productos se vendieron por debajo del margen de utilidad y entonces te preguntarás: Si hubieras tenido datos en tiempo real para estos productos de bajo rendimiento, ¿Pudiste haber resuelto problemas de producción y materiales por adelantado para evitar su impacto negativo? ¿Pudiste haber alcanzado la meta de márgenes de ganancia para incrementar rentabilidad si hubieras tenido un flujo constante de datos precisos para planear mejor los trabajos en producción? ¿Alcanzarías los objetivos de margen diarios con un seguimiento en tiempo real para que cada producto contribuya positivamente a la rentabilidad? y, si hubiese resultados inferiores, ¿saber cuál fue la causa?

Muchas empresas se ven obligadas a realizar múltiples inventarios físicos de materias primas sólo para descubrir dolorosas sorpresas tales como niveles de inventario agrandados o faltantes, tiempo de inactividad prolongado, fechas de entrega perdidas y, en consecuencia, una erosión de las ganancias.

Los directivos saben que hay errores y duplicaciones en los datos y reconocen que la captura manual de información o en sistemas aislados en conjunto con la diferencia de tiempo entre la producción y la emisión de reportes juega un papel central en la pérdida de información y la generación de información inexacta, de modo que todo lo que pueden hacer es tomar decisiones con base en estimaciones y en su experiencia, esperanzados en haber realizado la elección adecuada.

El personal de contabilidad debe recolectar la información de muchos departamentos y compilarla comparando los reportes de cada departamento. Seguramente se darán casos dónde se encuentren datos contradictorios y dónde se el departamento se vea forzado a elegir uno basándose en la experiencia y la intuición, pero nunca tendrán certeza al 100% de que ese era el valor correcto.

Lo más importante para el Control de los Márgenes es conocer los Costos de Trabajo, un concepto que muchas empresas no manejan debido a la complejidad de los procesos de fabricación actuales y las herramientas de generación de informes utilizadas, tales como hojas de cálculo, y luego integrarlos en los estados financieros.

Cuando este proceso no es mecánico o no se maneja adecuadamente, con la información correcta y haciendo uso del procedimiento correcto, pueden presentarse sorpresas financieras importantes al llevarse a cabo recuentos físicos de inventario y dónde se reportarán variaciones de margen de rentabilidad inexplicables.

Por ejemplo, si el costo estándar de producir un producto es de $ 100, pero el costo real es de $ 120, significa que se transfirieron $ 100 al inventario de productos terminados, mientras que realmente se consumieron $ 20 más por cada unidad producida. Dicho de forma más simple, si ese es el único producto producido, se incurre en una variación negativa del 20% en el margen de ganancia después de que los costos de mano de obra directa y de materia prima hayan sido validados en los estados financieros.

Todos estos factores contribuyen a tener datos de costo real deficientes sin medidas claras para realizar acciones correctivas y no contribuyen a que la organización en su conjunto pueda tomar decisiones estratégicas para un crecimiento sostenible.

RETOMANDO EL CONTROL

Para recuperar el control de los márgenes, la empresa necesita ganar visibilidad en cada parte del proceso. En este sentido, un buen punto de partida es evaluar y cuestionar la comunicación y el flujo de información entre las áreas de intersección: contabilidad y finanzas, ventas y distribución, control de inventarios, y fabricación y planificación.

El objetivo es establecer una estructura repetible para asegurar que la información es compartida y fluye fácilmente a lo largo del proceso; dónde cada persona en la cadena recibe la información correcta en el momento que se necesita; donde los departamentos de Administración, Producción y Operaciones, Bodega, Compras y Envíos pueden capturar datos y alimentar el sistema inmediatamente, de manera que toda la información que es compartida a través de la compañía es idéntica, única, confiable, exactay actualizada en tiempo real para contribuir a la iniciativa de reducir el consumo de materias primas, los residuos y el tiempo de inactividad asociado.

Establecer un proceso sólido dónde cada persona tiene las herramientas adecuadas para ejecutar el trabajo y contribuir a la calidad de los datos, permitiendo que el negocio se ajuste rápidamente a las variaciones en los costos. El punto es poder tomar decisiones informadas rápidamente con confianza, basadas en informes disponibles al momento e información confiable para predecir con precisión las cantidades de materias primas y productos terminados, listas de precios de control y establecer márgenes de venta adecuados, siempre.

Con datos oportunos y precisos, los gerentes de producción, planificadores y compradores pasarán de trabajar “apagado incendios” a realizar contribuciones estratégicas a la empresa. Esto le permitirá a la dirección financiera y a la mesa directiva realizar con seguridad mejores cálculos para tiempos de máquina, materiales y cualquier otra asignación de recursos y mejorar así su capacidad para predecir con precisión los resultados.

El resultado global es una base sólida para satisfacer o exceder continuamente los márgenes de ganancia y los objetivos de servicio, al tiempo que se brinda apoyo al proceso de cierre de mes y fin de año, minimizando el estrés y la complejidad de extremo a extremo, apoyados por datos exactos y en tiempo real para cada departamento.