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¿Se ha vuelto eterna la implementación de tu ERP?

Escrito por CyFrame

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Is your ERP taking forever to implement?

¿Sabías que el 50% de los proyectos de implementación de ERP quedan inconclusos? Cuando toma mucho tiempo, es un signo de que estás cerca de ser parte de esta desafortunada estadística.

Cuando se implementa un Sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) hay muchas variables que pueden impactar negativamente el futuro del proyecto. A menudo, a pesar de un control adecuado, estas cuestiones sólo se hacen evidentes al final del proceso de implementación, resultando en costos imprevistos, retrasos constantes, y sobre todo, una creciente frustración por parte del personal directivo y operativo.

De igual manera, las implementaciones terminan por utilizar solamente unos pocos módulos del ERP (tales como Finanzas y Distribución), dejando fuera de la ecuación requerimientos críticos para los departamentos de manufactura y producción. La creación de “Bills of Material” (que contienen la información necesaria respecto a las partes y etapas de fabricación) toman mucho tiempo para ser creados y aún más el mantenerlos al día.

Adicionalmente, la programación de producción es generalmente excluida Y las cantidades en el inventario son inexactas en su mayoría, lo que hace imposible tener un seguimiento adecuado del rendimiento de la planta, la eficiencia, el desperdicio y el tiempo de inactividad.

Por otra parte, La Dirección obtiene información poco precisa u oportuna, necesaria para tomar decisiones adecuadas y mejorar la eficiencia de la planta de producción. Asimismo, con frecuencia se requiere personal adicional para mantener y alimentar el nuevo sistema.

Todos estos son signos inequívocos de que el proyecto va por mal camino y de que puede fracasar.

¿CÓMO FUE QUE LLEGAMOS A ESTA SITUACIÓN?

  • La Dirección asignó recursos poco adecuados para la organización de actividades del proyecto y aprovechar sus conocimientos para dar información precisa a los módulos del ERP;
  • La Dirección hizo un análisis poco detallado de los procesos de negocio y operación para identificar las necesidades y cambios requeridos internamente así como los relacionados con personal y el nuevo ERP;
  • La configuración del sistema y el entrenamiento del personal se llevaron a cabo sin transacciones de prueba para identificar y definir la lista de tareas para el proveedor del ERP y el personal de la empresa. Además se realizó sin el apoyo y total entendimiento de los directores de ambas partes;
  • Algunos miembros clave del equipo se resisten al cambio o solicitan al proveedor del ERP cambios poco realistas, irrelevantes o no justificados, que se traduce en importantes demoras y tensiones en el equipo del proyecto;
  • La compañía no pudo identificar adecuadamente si el ERP era adecuado para su proceso de manufactura, dando como resultado gastos adicionales en personal para mantenerlo así como otros costos de personalización y retrasos, para lograr los beneficios esperados.

Si estás experimentando algunas o todas estas situaciones, aquí te presentamos algunas sugerencias para llevar el proyecto a buen puerto.

Proceso de validación y revisión de software de La Dirección

  1. Revisión detallada y comparación entre el proceso actual y el nuevo ERP:
    Al hacer esto, La Dirección puede detectar exactamente qué es lo que hay que cambiar (software vs proceso interno) y lo que se requiere para hacer internamente para alcanzar los beneficios esperados. Este esfuerzo debería realizarse durante el proceso de preselección e inicio del proyecto ¡Pero nunca es tarde para hacerlo!
  2. La participación activa de La Dirección es crucial:
    Para asignar el personal adecuado enfocado en tareas clave con su entera disposición cooperación constructiva. También porque puede ser necesario hacer pagos adicionales al proveedor del ERP. Adicionalmente, La Dirección podrá validar requerimientos especiales o software adicional necesario para obtener los beneficios esperados.
  3. Hablar con otras empresas de la industria que han implementado con éxito el ERP seleccionado:
    Para entender la extensión del proyecto y conocer su experiencia durante la implementación. También servirá para ver por uno mismo si lograron los beneficios que estaban buscando con dicho software.

ENTONCES ¿CUÁLES SON TUS OPCIONES?

Si solamente hay promesas, retrasos y gastos adicionales, esto es un indicador importante de lo que se puede esperar en el futuro y de que es necesario evaluar seriamente las opciones.

Tal como sucede en cualquier mala inversión, si los costos de operación se incrementan constantemente y los beneficios esperados están muy lejanos y serán difíciles de alcanzar, puede ser momento de reconocer que es necesario cambiar de sistema. El ERP que se seleccionó puede haber sido diseñado para ser flexible pero, de hecho puede complicar procesos sencillos y no se adapta fácilmente a las necesidades de optimización y simplificación del flujo de trabajo de la empresa.

Si este es el caso, lo que tu empresa necesita es un ERP basado en un proceso de recetas en lugar de un sistema típico y genérico para varios tipos de industrias. Quizás puedas encontrar otros sistemas que han sido diseñados para tu tipo de negocio, que son más baratos de operar, que dan mejores beneficios y que ofrecen mayor valor agregado al negocio en lugar de continuar con los costos de personalización del proyecto actual.

Hacer un alto en el camino dar un paso atrás para reevaluar la situación es esencial para prevenir el fracaso del proyecto. El objetivo es recuperar la sinergia de la empresa de arriba a abajo con una estructura de gestión simplificada y más eficiente, que resulte en ser más competitivos y rentables durante los próximos 10 años.

En conclusión, si estás buscando un sistema que proporciona cómodamente el 95% de lo que necesitas para alcanzar los objetivos estratégicos, sin personalización, implementado por un equipo de profesionales de la industria, dedicados exclusivamente a ayudar a los procesadores de plásticos de diferentes rubros a mejorar la rentabilidad, eficiencia y el servicio, entonces vale la pena invertir tiempo y obtener una evaluación de tu proyecto por parte de CyFrame.