Libros Blancos

¿Por qué cambiar a un ERP específico par su negocio?

Escrito por CyFrame

Compartir

FacebookTwitterLinkedInEmail

Resumen Ejecutivo

Si la información de su negocio esta en diferentes software u hojas de cálculos y el manejo de sus procesos no es disciplinado, su negocio carece de agilidad para responder al cambio. Estos cambios pueden ir desde un incremento en la demanda porque el tiempo de entrega de pedidos a un cliente se redujo o porque hay nuevos diferentes pedidos, hasta el crecimiento geográfico de su cadena de abastecimiento con alcances globales, ó cambios en las tendencias de producción que requieren la introducción de nuevos productos. Como resultado de esto, su equipo de negocios está obligado a estar pendiente de la actualización de la información pudiendo invertir ese tiempo en la mejora continua.

Un sistema ERP específico flexible puede ser la base para la puesta a punto de los procesos de su negocio y darle la agilidad que usted necesita para acomodarse a los cambios que se puedan presentar, de una manera rápida, eficiente y con un excelente costo beneficio. Un sistema ERP específico flexible provee dos capacidades claves y beneficios como:

  • Unificar los diferentes sistemas y automatizar el movimiento de la información en su negocio provee ejecutividad en la cadena de mando con una visibilidad en la información en tiempo real permitiendo la mejor toma de decisiones posible.
  • Crear una alta disciplina en los flujos de trabajo provee la consistencia requerida en los procesos para tener resultados altamente confiables, independientemente de los tipos de cambios que puedan surgir en su negocio.

Sus procesos actuales pueden hacer del “cambio”  una palabra difícil.

Si la información de su negocio reside en diferentes sistemas, usted depende de diferentes personas que creen los puentes necesarios entre estos sistemas con el fin de manejar su negocio. Gerentes de ventas, Gerentes de producción, vicepresidentes de operaciones y finanzas, y personal de la cadena de abastecimiento, están forzados a lidiar con hojas de cálculo y actualizar manualmente los pronósticos de ventas, las repuestas a órdenes de compra, el manejo del inventario, la programación de la producción y la lista de precios.

Mientras que estos procesos manuales pueden parecer servir bien a su negocio, en realidad, hay múltiples problemas que están impactando su margen de ganancia, su rentabilidad, y su habilidad para manejar el cambio y responder a la presión de la competencia.

La productividad reducida de sus más valiosos trabajadores, la recopilación, el ingreso y el análisis de los datos suman tiempo en los procesos de su negocio, aumentando en vez de disminuir los ciclos de tiempo. Procesos manuales se traducen en tiempos mas largos de respuestas para los pedidos, pronósticos de ventas y para el envío de mercancía, afectando todo desde los márgenes de ganancia hasta el flujo de efectivo.

Datos inexactos – Cuando los datos son manipulados fuera de su sistema y se rotan por diferentes departamentos, errores en la información son inevitables. Por ejemplo, un error en ventas y en las proyecciones del inventario pueden resultar en una costosa condición de falta de materia prima o material, que puede hacer que la línea de producción se detenga afectando las entregas a tiempo.

Carencia de Información oportuna  – En el momento que toda la información ha sido recopilada y compilada en reportes coherentes para la toma de decisiones, pueden haber pasado días e inclusive semanas. Si los cambios en los pedidos son mas frecuentes, usted necesitará unas reservas en el inventario mucho mas grandes para prevenir faltantes de material o materias primas que se traducen en costos muy altos para la empresa que a su vez incrementan el costo del producto reduciendo su margen de utilidad y al mismo tiempo su competitividad en el mercado.

Incapacidad para enfrentarse al cambio  – Dado que los datos no son fácilmente visibles y los procesos no están claramente definidos, se hace cada vez más difícil responder rápidamente a cualquier cambio. Problemas del día a día como un proveedor que no es capaz de cumplir como lo prometido, los nuevos requerimientos regulatorios, un nuevo proceso de fabricación , o un movimiento en los mercados mundiales. En lugar de procedimientos coherentes que producen resultados confiables, los procesos están más o menos definidos por los trabajadores que son responsables de su ejecución. Si hay una falta de coherencia en sus procesos, se encuentra fuera del “circulo de cambio”.

En una cadena de producción donde usted tiene fuertes relaciones establecidas con los clientes y proveedores cercanos, usted puede manejar fácilmente variables de alta gerencia. Pero cuando sus clientes o proveedores están localizados al otro lado del mundo, la variabilidad y la visibilidad limitada pueden ser hechos que se magnifican. Si usted no puede responder suficientemente rápido a los cambios y las demandas, los tiempos de entregas pueden verse seriamente comprometidos, viéndose reflejado en el servicio al cliente y la satisfacción del mismo.

El resultado final es que cuando su empresa depende de procesos manuales y sistemas independientes , se ven obligados a reaccionar para adaptarse al cambio, en lugar de confiar en sus procesos para gestionar el cambio.

La solución: Un sistema ERP flexible específico para su industria, para mantener la coherencia en sus procesos y la rentabilidad.

Un sistema ERP flexible, construido para su industria puede fortalecer sus operaciones para manejar mejor el cambio, permitiéndole proporcionar a cada una de las divisiones de su empresa y a cada uno de sus empleados la información requerida para mejorar la toma de decisiones y la respuesta rápida a cualquier condición de cambio – independientemente de si se necesitan datos de uno o varios sistemas. Con el sistema ERP adecuado, se puede tener una cobertura completa de los procesos de su negocio, eliminando la necesidad y los altos costos de integrar la información existente en sus sistemas. En su lugar, porque el software está hecho para su negocio, sólo tiene que definir los procesos y donde residen los datos para ejecutar esos procesos. El resultado es una capacidad de costo-efectividad sin precedentes para agilizar sus operaciones – y la mejor gestión del cambio.

Los procesos manuales basados en generación de informes escritos son eliminados. La información fluye rápidamente a través de sus operaciones desde momento en que la información se ingresa al sistema. Como resultado, cada persona en su empresa puede desempeñarse de forma efectiva y eficiente, concentrados en como administrar la información actual antes que perder el tiempo recolectando y analizando información vieja.

El Impacto de un sistema ERP flexible en su equipo gerencial.

Para las ventas

“Las ventas son el motor que impulsa el crecimiento. Eso es lo que las grandes empresas hacen mejor”-. Sin un sistema ERP flexible, el ejecutivo de ventas estará pendiente de reunir la información, unificarla y tomar decisiones con base en esta, en lugar de dedicar tiempo a mejorar el desempeño de las ventas. Con la implementación de un sistema ERP que permita tener procesos disciplinados y consistentes, los ejecutivos de venta son libres para concentrarse en la entrega de los pedidos y una previsión fiable, mientras que también dan un excelente servicio al cliente. Los reales beneficios que brinda tener un ERP Flexible son:

  • Mejorar la productividad del personal de ventas
  • La presentación de reportes de ventas mensuales son más rápidos y más detallados
  • Una mejor gestión en los proyectos de ventas
  • Reducción de la mano de obra en el seguimiento de pedidos
  • Mejora de procesos cortos y la espalda
  • Información en los costos más precisos que conducen a mejores márgenes.

Para la producción

“Tener una disciplina para procesos consistentes es lo que hace una compañía exitosa en manufactura” – Los sistemas desarticulados requieren recolección manual de datos y análisis, evitando que los gerentes de producción tengan acceso a información en tiempo real lo cual dificulta la toma de decisiones. Con un sistema ERP flexible que permita procesos consistentes y disciplinados, los ejecutivos de operaciones estarán libres para concentrarse en la asignación de recursos, toma de decisiones, servicio al cliente y gestión de costos. Los beneficios en cuento al manejo de la producción son:

 

  • Reducción de costos de materiales
  • Mejorar la calidad y reducir desechos
  • Un proceso de ventas y planeación que se alinea con la demanda de ventas, la planificación de materiales y planeación operacional
  • Más visibilidad sobre la redistribución de recursos
  • Mejorar la entrega de pedidos y el cumplimiento de los compromisos
  • Mejorar el uso de los activos con el fin de tener una información más precisa que nos lleva a unos mejores y más altos márgenes de ganancias.

Para las finanzas

“Las finanzas son el punto clave para medir el máximo rendimiento de la empresa.”

Cuando se tienen sistemas inconexos y procedimientos manuales los gerentes de finanzas deben emplear mucho tiempo en procesar la información y el resultado es información obsoleta o muchas veces desactualizada y las largas demoras en el cierre de los libros contables. Un sistema ERP automatiza el proceso de recopilación de datos. La información precisa y necesaria siempre está disponible con sólo pulsar una tecla, y los ejecutivos financieros están libres para concentrarse en las iniciativas que protegen y mejoran la salud financiera de la compañía. Los beneficios para un gerente de producción son los siguientes:

  • Mejora de la productividad de los analistas
  • Tiempos más rápidos de cierre mensuales y mayor precisión
  • Un proceso de ventas y planeación que se alinea con la planificación de la demanda de ventas, la planificación de materiales y operativos
  • Más visibilidad sobre el estado de caja
  • Mejorar el uso de los activos con el fin de tener una información más precisa en cuanto a costos que nos lleva a unos mejores y más altos márgenes de ganancias.

Los Sistemas ERP se traducen en un retorno rápido de la inversión.

Los procesos de negocio que antes duraban de una semana a 10 días se pueden reducir a minutos, permitiendo la efectiva integración virtual de todos sus sistemas de negocios. Entre muchos benéficos que da tener un rápido retorno de la inversión se incluyen:

  • Aumento de la productividad del empleado
  • Aumento en el rendimiento planta
  • Disminución de los niveles de inventario y el trabajo en proceso (WIP)
  • Reducción de costos operativos
  • El aumento de los márgenes
  • El aumento de la rentabilidad
  • Tiempos más rápidos en los ciclos de producción
  • La capacidad de establecer y cumplir con “Capacidad comprometible” (CTP por sus siglas en ingles) las fechas de entrega
  • El aumento del servicio al cliente la satisfacción y la retención de los mismos

Conclusión

Cuando se elige el sistema ERP adecuado, se adquiere la capacidad de combinar a la perfección sus datos empresariales en un solo centro de información. Los procesos manuales y la unificación de datos dispersos en diferentes sistemas será remplazados por una solución flexible que puede crecer a la velocidad que su negocio crece. La capacidad de mover la información por vía electrónica a través de sus operaciones en tiempo real automatiza los procesos de la vida cotidiana y prescinde del papel, mientras que proporciona una auditoría detallada y garantizar el cumplimiento de los procedimientos. Por ejemplo, el proceso de extremo a extremo asociado con un pedido del cliente se puede completar en una décima parte del tiempo. Y la consiguiente reducción de tiempos de ciclo proporciona la agilidad del negocio necesaria para gestionar el cambio de hoy y del mañana.