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Identifique los Huecos del Proceso en su Operación de Manufactura

Escrito por CyFrame

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Quantify the process GAP

Cuando no se presta atención al creciente desfase entre sus procesos internos y los beneficios que se logran mediante el uso de nuevas tecnologías, se puede impactar de manera negativa el valor de su empresa en el mercado.

Por otra parte, el aprovechamiento de éstas, puede generar entre un 25% y un 40% de retorno a la inversión, gracias a una comunicación interna más eficiente, que no sólo da como resultado un mejor servicio al cliente, sino que además genera mayores márgenes de ganancia.

Sin duda, durante la última década la tecnología ha cambiado de manera significativa la forma de trabajar, interactuar y de hacer negocios. A pesar de que esto afecta a las personas de diferentes maneras, existe un gran número de procesadores de plásticos que aún no han integrado estas tecnologías para optimizar sus operaciones, aun cuando es esencial obtener información confiable y precisa para alcanzar los resultados deseados en menos tiempo, de la manera menos costosa y más eficiente posible.

Análisis de la brecha tecnológica para Procesadores de Plásticos – Evalúe sus resultados con respecto a las 10 deficiencias más comunes.

BRECHA # 1. Incontables sistemas internos

Las operaciones de muchas empresas se realizan con software comercial (de distribución general) centrado en finanzas y utilizan sistemas adicionales de bases de datos personalizadas y de hojas de cálculo. A pesar de ser funcionales y seguramente críticos para cada división o departamento, dichos recursos operan dentro de su propia “burbuja” y son altamente ineficientes en términos de intercambio de información vital en tiempo real entre ellos, lo que genera duplicación de información y una cadena de pequeños pero constantes errores.

BRECHA #2. Recopilación integral de datos en la planta de producción

Generalmente los datos de producción -incluyendo los resultados de los análisis de calidad- son registrados por los operadores en documentos escritos a mano que luego son recapturados nuevamente en una hoja de cálculo y en otras bases de datos con el fin de analizarlos a profundidad posteriormente. La falta de consistencia, de precisión y de legibilidad, así como las demoras, tienen un impacto negativo sobre dichos procesos de síntesis y evitan alertar al personal para prevenir cualquier eventualidad.

La adquisición integral de datos desde la planta de producción proporciona información vital de manera inmediata, tales como: estadísticas de control de calidad, costo real vs. costo estimado del precio de los productos, entregas en tiempo, rastreo del inventario (tal como el uso de materias primas y el recuento de producto terminado). Estos datos luego son utilizados para emitir información financiera de manera oportuna, así como controles de lote y números de serie de producto, que resulta crucial para automatizar la emisión de documentos de embarque y facturación.

BRECHA #3. Revisión diaria de los resultados de producción

Para los procesadores de plástico, la generación diaria y automática de indicadores de rentabilidad desde la planta de producción, tales como, la contribución diaria total sobre los costos de material, las entregas a tiempo, la eficiencia de la velocidad de producción, el tiempo de inactividad, los rechazos y la eficiencia de materia prima, resultan esenciales para la toma de decisiones de acciones correctivas en el momento. Por el contrario, recopilar todos los datos e informes de forma manual con el fin de generar estas mediciones diarias es bastante costoso, redundante y por lo general tiene como resultado las variaciones de fin de mes.

BRECHA #4. Trabajar a partir de documentos escritos a mano o de hojas de cálculo separadas

Salvo honrosas excepciones, el registro de datos importantes de la empresa o de desempeño mediante el uso de lápiz y papel o incluso hojas de cálculo es un indicador de que la tecnología existente no ha sido implementada por lo que no satisface las necesidades actuales de la empresa. Esto generalmente resulta en datos o información perdida o que no es compartida y que podría mejorar de manera significativa la toma de decisiones de la dirección y de sus ejecutivos.

BRECHA #5. Sacar fotocopias, enviar faxes, escanear y preparar correos electrónicos de manera manual

En la mayoría de los entornos, las fotocopias y los faxes se han convertido en una cosa del pasado. Sin embargo, aún hay muchas personas que continúan atadas a procesos manuales, tales como el envío manual de correos electrónicos para la confirmación del pedido o el escaneo de documentación de post producción. Esto significa que el sistema no cuenta con capacidad para enviar correos electrónicos como parte integral del proceso, resultando, probablemente, en una capacidad reducida de servicio al cliente con un costo elevado.

BRECHA #6. Basarse en los conteos físicos y cómo localizar el inventario

Tener que realizar frecuentemente recuentos físicos de inventario es un claro indicador de la necesidad de control y confiabilidad en la deducción de materiales. Los procesadores de plástico deben seguir las recetas y lidiar con el uso de material molido y a veces, incluso, con recetas de co-extrusión o multi-capas lo que aumenta la complejidad. La adecuada deducción automatizada de material en la línea permite tener una visibilidad confiable del material disponible, incluso los sistemas de inventario por ubicación permiten tener un seguimiento automatizado de las cantidades de inventario por series y sub-ubicación, lo que resulta en ahorro de tiempo y en información financiera, de compras, de transporte y de facturación adecuada y precisa.

BRECHA #7. Un largo procedimiento de cierre de mes

El ingreso automatizado de operaciones repetitivas y acumuladas a los libros contables, tales como el material que ha sido recibido pero que aún no ha sido facturado por los proveedores, la reconciliación de cuentas con el banco y las cuentas de control auxiliares, son vitales para tener un proceso rápido de fin de mes (esto requiere, naturalmente, un buen sistema de inventario). Las mejores prácticas dictan que los estados financieros deben ser generados dentro de los 5 días hábiles de final de mes.

BRECHA #8. ¿Cuál es procedimiento de envío, facturación, y recepción?

¿Tiene que crear manualmente los documentos de embarque tales como las listas de envío, las guías de carga, las facturas comerciales, las notificaciones de embarque ASN o los Certificados de Materiales? ¿Es posible escanear los envíos?, ¿Las facturas se generan automáticamente? Estas tareas manuales roban recursos de la operación, son propensas a errores e incrementan los gastos indirectos.

BRECHA #9. Programación y Planificación de la producción

La utilización de pizarras y hojas de cálculo pueden servir para realizar trabajo, pero consumen demasiado tiempo y son métodos poco eficientes para compartir la información de la planeación con el resto de la empresa, con su equipo de producción y de servicio al cliente. Adicionalmente, esta práctica no permite tomar en cuenta los costos adicionales del rendimiento real ni su impacto en los equipos, en los recursos y en el material.

BRECHA #10. ¿Quién determina los procesos internos de mejora y cómo lo hace?

Probablemente la brecha más grande para las empresas procesadoras de plásticos es la de no disponer de un plan de mejora continua de los procesos liderado por un equipo con amplia experiencia y asistidos por expertos externos que pueden proporcionar una idea clara acerca de mejores prácticas y cómo implementarlas adecuadamente.

Aunque una organización puede experimentar solamente algunas de las diez deficiencias mencionadas, es esencial reconocer que existen sistemas, tecnologías y procesos integrados específicos para procesadores de plásticos. Resulta importante también planear estratégicamente con el fin de aprovechar esas mejoras, en el corto o medio plazo para fortalecer la operación global de su empresa.