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¿Está usted pagando a su personal en gerencia para que hagan el trabajo de asistentes administrativos?

Escrito por CyFrame

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¿Está el personal clave a nivel gerencial y administrativo ingresando la información de producción en hojas de cálculo y creando reportes?

¿Son estos reportes lo suficientemente buenos como para proveer información crucial en términos de rendimiento en el procesamiento de plásticos la cual es crítica para el funcionamiento de su empresa?

 

 

 

¿Qué tipo de paros o demoras ocurren en la planta de producción y cuánto tiempo pasa antes de que usted tenga un reporte de eficiencia de la producción, Horas, Días, Semanas, Meses?

¿Son estos resultados precisos y confiables? ¿Son útiles para tomar mejores decisiones sobre la planeación de la producción que optimice el desempeño y garantice las entregas al cliente? ¿Puede en realidad saber hoy día cuál es su eficiencia en tiempo real? Imagínese el impacto que tendría su compañía en términos de rentabilidad teniendo información automatizada sobre su producción si: Su área gerencial tuviese la posibilidad de contar con reportes detallados del rendimiento de la producción y tener el tiempo para enfocarse en optimizar la capacidad de producción en máquinas, así como en la entrega a tiempo a clientes y de proveedores.

Con bastante frecuencia algunos procesos en la compañía consumen tiempo y salarios valiosos, generando información deficiente y dejando muy poco tiempo para la planeación, la reacción ante un problema, la corrección del mismo la mejora en la eficiencia de la producción, los tiempos de inactividad y los rechazos en producción.

Con el fin de revertir esta situación, necesitará tomar acciones serias respecto a al manejo de las operación y de la información en su compañía.

Si no cuenta con esta información a la mano, descubra cómo puede hacerlo …

En esencia, su enfoque debería estar centrado en revisar sus procesos actuales a fin de eliminar pasos innecesarios y acelerar la compilación de los datos de producción, implementar mejores controles a fin de que su información sea precisa; y aún más importante es la de asignar áreas de responsabilidad a miembros clave, pero compartiendo la información entre todos para extender la responsabilidad. Se deben considerar los siguientes 5 aspectos prioritarios:

  • ¿Está escaneando sus entradas de producción directamente en el área de operación con dispositivos similares a un scanner con código de barras y pantallas de toque? ¿Compara usted estas entradas de producción contra el desempeño real de la máquina utilizando controladores PLC (Programmable Logic Controllers por sus siglas en inglés) integrados que generan entradas altamente precisas? Es muy común que estas entradas se hagan manualmente, por lo que puede existir una alta tendencia a errores y demoras en la información. Usted debería hacer el rastreo de los productos terminados producidos, el consumo de resina y otras materias primas, así como la máquina, el tiempo de mano de obra, tiempos de inactividad operativa y rechazos, directamente de la línea de producción.
  • ¿Está usted verificando sus registros y entradas de producción contra otras métricas tales como un sistema de horarios y asistencia y/o la capacidad instalada de la máquina? ¿Hace inspección de inventarios para asegurarse de que exista precisión día con día? Muy a menudo, los controles clave diarios no se implementan o no se respectan. Los supervisores deben garantizar que las mezclas de resinas-trituración-aditivos reflejen de forma acertada las especificaciones de la orden de trabajo así como la revisión de los tiempos de producción, las velocidades de máquina todo esto para estar seguros de que estén alineados con lo que realmente está sucediendo en el piso de producción.
  • ¿Existen formulas clave relacionadas con la Lista de Materiales que se almacena en su sistema interno o en sus hojas de cálculo que en verdad reflejen la realidad, tales como la secuencia de ruteo de las operaciones (configuración de moldes, matrices, hora de arranque, tiempo del ciclo para moldeo o pies por segundo de extrusión, peso, densidad y dimensión de la parte, empaque e instrucciones especiales por parte de aseguramiento de calidad)? Si bien el proceso de registro de las entradas puede ser preciso, estos supuestos de la formula pueden resultar en un reporte impreciso.
  • ¿Se realizó algún tipo de análisis interno para evaluar costos, riesgos de error y repercusiones potenciales ocasionados debido a una falta de información oportuna dentro de sus procesos existentes? Si bien al principio quizás no es obvio, un buen sistema automatizado, manejado adecuadamente, con puntos de control sencillos realizados diariamente, mejorará la rentabilidad y también los rendimientos de producción de su empresa. NB: Esto también minimizará considerablemente las varianzas que con frecuencia solo son detectadas una vez que se realiza el inventario físico.
  • ¿Compara usted sus costos de producción reales (transferidos a sus bienes terminados a partir de la material prima) contra su sistema de contabilidad financiera? Su método de contabilidad (en costos transferidos a partir de la material prima, mano de obra y gastos administrativos a sus costos estándar de los productos terminados) necesitan ser comparados y controlados cada mes contra sus resultados de contabilidad financiera. Las fluctuaciones incontroladas reflejadas en utilidades o pérdidas en sus estados financieros, con frecuencia se deben a errores sencillos que pueden evitarse con dichos métodos de verificación. Aunque también pudiera indicar que algunos productos no corresponden a lo estimado cuando se hizo la cotización original. Es importante poder explicar por qué un mes refleja utilidades y otro no. Si no es capaz de responder a todas estas preguntas, es muy probable que actualmente no esté en control de su propio destino. No puede empezar a hacer las correcciones adecuadas hasta que no cuantifique lo que en realidad está sucediendo diariamente.

Piense en la optimización de procesos y empodere a su personal

Una vez que optimice su proceso, es fundamental asignar áreas claras de responsabilidad a personas específicas (y sustitutos en su ausencia) para cada punto de control a fin de garantizar un reporte preciso en tiempo real. Estos controles deben estar documentados para que todos los involucrados en el proceso rindan cuentas. Quizás quiera contratar ayuda externa para tal fin. Siempre es útil contar con una opinión neutral que lo guíe a lo largo del proceso.

Considere la tecnología como una forma de simplificar y eliminar los puntos de falla para obtener datos precisos

Si bien es necesario que usted analice y entienda los detalles de su proceso, escaneando etiquetas predeterminadas con códigos de barras, utilizando conteos mediante PLC que pueden automatizarse directamente en sus máquinas procesadoras de plástico y utilizando un sistema con cronómetro en el piso de producción, puede eliminar muchos errores ocasionados por los procesos manuales. El costo puede ser fácilmente amortizado en 7 a 10 años o más, y reducir sus costos actuales de nómina diaria. Lo que es todavía más impresionante es que ahora usted puede empoderar a los miembros clave de su personal a fin de manejar adecuadamente sus operaciones y reducir las ineficiencias en programación de la producción, en tanto que usted dedica mayores esfuerzos en disminuir rechazos, tiempos inactivos operativos y entregas atrasadas.

Quizás usted consideraría invertir en un software de administración para ayudar con el proceso. Es importante tomar en cuenta sus opciones cuidadosamente a fin de lograr un sistema integral, desde el piso de producción hasta una gestión sólida y un informe financiero en tiempo real. Su misión es la de elaborar productos de plástico de calidad, de manera oportuna y eficiente en costos, sin dedicar demasiado tiempo en coordinar proyectos de IT (intelligence technology por sus siglas en inglés) hechos a la medida. Utilizando lo que ya está disponible en el Mercado, con pocos requerimientos para una programación específica se genera un excelente entorno económico a largo plazo sin mencionar los desafíos tecnológicos involucrados en conservar la arquitectura actual y competitiva del sistema. Las compañías procesadoras de plástico más eficientes no necesariamente son los más talentosos. Son aquellos que coherentemente se cuestionan sobre sus sistemas y procedimientos internos, quienes luchan constantemente por mejorar e implementar las mejores prácticas de manejo son ellos quienes alcanzan mayor éxito.