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El hacer y no hacer del software para su negocio

Escrito por CyFrame

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Como un orgulloso miembro de la asociación de la SPE, se me pidió que pusiera mis últimos 20 años de experiencia en la industria del software a trabajar para usted y para compartir mi conocimiento en el “hacer y no hacer” de las necesidades de software para su negocio. Para este propósito, he delineado lo que considero que son los cinco errores principales que realizan las empresas al considerar cualquier programa de  negocios nuevos, así como cinco razones o estrategias a considerar en la evaluación de cómo el software puede crear un impacto muy positivo en su futuro .

Comenzamos con los cinco errores principales que realizan las empresas al considerar el nuevo software:

  1. El no uso de un software integrado para la documentación y control de operciones. Aunque la mayoría de las empresas tienen sistemas de contabilidad, muy pocas empresas miden sus actividades de producción en términos de tiempo, velocidad de producción, material de desecho etc., para luego utilizar estos valiosos datos con una mayor precisión, medida por el costo real de trabajo en contra del costo original estimado, conciliado con los estados financieros. El software proporciona una herramienta estructurada, un método coherente e integrado de medidas para hacer precisamente esto, con el mínimo esfuerzo. Es muy parecido a ir en una dieta de pérdida de peso -.. El número que figura en su escala de cada mañana es la única medida de lo bien que la dieta está trabajando para usted. La mayoría de las empresas utilizan sitemas de información fragmentados, los cuales arrojan medidas inconsistentes. Desafortunadamente, muchas compañías fallan en el resultado.
  1. Diseñar su propio software. A veces las necesidades obvias parecen faciles: Los procesadores de plástico son expertos en la creación de productos de plástico y las empresas de software son expertos en la creación de software, mientras que puede haber habido un momento en que la contratación de su programador para escribir el software de la compañía parecía ser una gran estrategia, rentable, o ejecutar todo en una hoja de cálculo, esto ya no es una estrategia sostenible. El desarrollo de software se ha convertido en una actividad altamente especializada, que requiere una inversión significativa en términos de la construcción de un equipo de TI en la que cada miembro del equipo tiene habilidades específicas: arquitectos de software, analistas de procesos de negocios, especialistas en bases de datos, comercio electrónico, diseñadores web y programadores. La creación de un proceso de negocio óptimo en una estructura de software confiable, donde todos los beneficios de las nuevas tecnologías, tales como el comercio electrónico y los dispositivos inalámbricos se han incorporado, supera con creces a uno o dos programadores pueden entregar las maravillas de las hojas de cálculo. A veces se argumenta que el tener su propio software puede dar a una compañía una ventaja competitiva. Sin embargo, se debe considerar el riesgo competitivo que plantean en tener un competidor que decide centrar su inversión en la fabricación de los productos de mejor calidad por menos y vender a través de comercio electrónico mediante un software ERP, o tener un software que cuesta una fracción del ERP pero que nunca lo hara progresar no salir de su planta.
  1. Fallas en probar el software y las referencias de verificación. Muchas compañías contratan a un consultor externo para documentar sus requerimientos y luego seleccionar el software basado en una tabla de evaluación. Los honorarios pagados a este consultor a menudo puede representar hasta el 30% de la inversión en software. Otras empresas que basan su decisión en el nombre del software marca de la empresa y / o relaciones personales con los vendedores. Por desgracia, ambos de estos métodos a menudo pasan por alto los pasos críticos en el proceso de decisión. Siempre prueba de la unidad “del software y, a continuación, revise las referencias! Una simulación simple de una muestra representativa de sus pedidos, de principio a fin, le ayudará a visualizar la forma en que froma este producto trabajar para usted. Si la prueba de manejo es positivo, ponerse en contacto con las referencias de larga data o, idealmente, visitarlas en persona, es fundamental en la evaluación de cómo esta empresa de software “se comporta” después de que el software está instalado. La comprensión de cómo las nuevas versiones, llamadas de apoyo y peticiones de mejora continua se manejan será extremadamente importante en el futuro. Siempre me sorprende la forma en que con frecuencia se toman decisiones importantes en ausencia de este procedimiento de verificación simple. De hecho, creo firmemente que este paso debe representar al menos el 50% del proceso de decisión.
  1. Pensar que un software ERP “genérico” es la solución. En un estudio publicado por Gartner Group (octubre de 2001), se confirmó que en un futuro próximo, las empresas de software especializado y que los proveedores de software  proporcionará una solución completa. Para el período más largo que se había supuesto que las mayores empresas de ERP puede “hacerlo todo”-ha sido demostrando rápidamente ser una suposición falsa. En la herramienta de decisiones y la industria del plástico, ahora es evidente que esta tendencia hacia la especialización ya se aplica a cada software diseñado para la industria. Los vendedores de software especializado, como los que ofrecen software de nómina, software para plantas de producción y de adquisición de bienes y otros, ahora ofrecen herramientas fáciles de integración de sus componentes. También es cierto que los proveedores de ERP, que ahora se están enfocando a la industria y reduciendo el tamaño de sus soluciones con el fin de trabajar con el mejor software disponible especializado. Desafortunadamente, muchas compañías gastan cientos de millones de dólares tratando de cambiar por un software genérico ERP sólo para descubrir que no hacer el trabajo y que ya se había modificado tan extensivamente que ya no era posible actualizar el software a la nueva versión.
  1. No seleccionar un sistema operativo adecuado y un marco estratégico para su negocio . A tan sólo 10 años, un nuevo servidor y estaciones de trabajo cuestan cientos de miles de dólares . Hoy en día, están disponibles dentro del rango de diez mil dólares. Sin embargo, muchas empresas se selecciona una configuración inferior, con el fin de ahorrar unos cuantos miles de dólares, sin entender plenamente las consecuencias. Por unos cientos de dólares adicionles, se recomienda la edición “Windows professional” para estaciones de trabajo PC en lugar de la edición estándar, ya que es, de hecho, la misma arquitectura que el servidor de Windows y ofrece un entorno de trabajo mucho más estable.

Ahora que somos conscientes de las trampas que hay para al selccionar un software, quiero contrarrestar esto con una visión general de las estrategias que se deben poner en acción con el fin de obtener la mejor solución de software que “encaje” en su empresa. En el entorno empresarial de hoy, siguiendo las reglas de las mejores prácticas de negocios no hay forma para ser lider en el sector. El pensamiento creativo tiene que ser parte de cualquier futuro proceso de toma de decisiones que considere las siguientes 5 razones o las estrategias aquí expuestas:

  1. Invertir en software para aumentar el valor financiero de la empresa . La primera pregunta que un empresario debe hacerse es “¿cómo mi negocio funcionaría sin mí?” Si no están muy a gusto con la respuesta, sólo piense en cómo una persona que realiza una evaluación para comprar su negocio, o la institución financiera que le va a prestar dinero, o un cliente importante que está considerando la compra de sus productos va a reaccionar a su respuesta. En pocas palabras, sus sistemas de negocio y la organización se reflejan directamente en el valor financiero de su negocio. El software, tanto como los miembros del personal son clave dentro de su organización. Bien elegido el software permitirá a su empresa medir las mejoras, las prácticas comerciales sólidas de apoyo, servicio al cliente, así como impulsar el valor y la rentabilidad de su empresa hacia arriba.
  1. Adoptar un enfoque paso a paso para la inversión de software. De acuerdo con una reciente declaración de Computer Associates, una firma líder, las empresas adoptan ahora los proyectos más pequeños, porque en los grandes proyectos no se  materializan los beneficios esperados y crean una carga increíble en la empresa. Mientras que un enfoque integrado, en lugar de enfoque poco sistemático se debe mantener en el tiempo, un método de construcción paso a paso bloque traerá beneficios que se pagan para el siguiente paso y reducir la carga de los requisitos de flujo de efectivo, así como el esfuerzo puesto en sus empleados. Por otra parte, muchas compañías de software ofrecen ahora las condiciones de pago que reducen los requisitos de flujo de efectivo para la adquisición de nuevo software. Se puede llegar poco a poco, sin sentirse agobiado y presionado.
  1. Utilice el software para agregar valor mediante la creación de relaciones especiales . Una vez se consideró la norma para la compra de software basado en mejoras de la productividad interna dentro de una empresa y, de hecho, todavía puede ser el caso. Sin embargo, creo que las mejoras internas de producción se vuelven más y más la punta del iceberg. Con las capacidades cada vez mayores de software, es posible reducir muchos de los procesos innecesarios de negocio y funciones del personal que ahora existe entre usted y sus clientes o proveedores. Si bien hubo mucha exageración en los medios de comunicación en relación con el “el bum del .com” de finales de los 90, los aspectos prácticos de este período han continuado evolucionando a pesar de la atención de los medios . Por ejemplo, muchas empresas han desarrollado un software especial de procesamiento de pedidos en su sitio web, diseñado para determinados clientes de grandes cuentas, con lo que el corte de la RSE, el personal de Contabilidad y agentes de compras fuera del circuito. Los resultados son un ahorro para la empresa y sus clientes. El nueva, fuerte ‘relación que se desarrolla entre los fabricantes y sus clientes hace que sea muy poco probable que el cliente nunca se moverá a un competidor. Una vez más, la creación de valor a largo plazo y ventas estables para su negocio es la clave!
  1. Hacer 1% de diferencia cuenta para usted . No voy a ocultar el hecho de que soy un gran fan de las nuevas normas ISO, sobre todo porque ahora están orientadas a un proceso de mejora continua. Pequeñas mejoras porcentuales en los residuos, los productos devueltos, el nivel de inventarios, costos de envío, plazos de entrega para procesar una orden, el trabajo de optimización de la producción del centro son sólo algunos ejemplos que pueden resultar en mejoras significativas en el flujo de caja de lucro, y el tiempo de espera. En una reunión reciente en Niagara Falls, Dover Packaging explicó que una mejora del 2% en los residuos como resultado en muchos de los ahorros de 100.000 dólares después de su puesta en práctica de un sistema ERP hace algunos años. Para lograr este tipo de resultados, el software de base, que hará un seguimiento de estas medidas, debe estar en su lugar durante unos pocos años con el fin de desarrollar una base sólida. El intento de hacer esto en un sistema manual es sencillamente insostenible.
  1. Uso de software para mejorar su calidad de vida . Si bien la aplicación de nuevos programas rara vez es una empresa totalmente libre de estrés, el estrés experimentado en las etapas iniciales palidece en comparación con el beneficio final y el medio ambiente de trabajo mejor logrado. Metas de software se debe establecer para simplificar tu vida, no complicarla. En pocas palabras, cualquier nuevo software debe ser capaz de proporcionarle la información que necesita, cuando lo necesite-no corrientes más un sinfín de llamadas telefónicas o las búsquedas inútiles través de los gabinetes de archivos para encontrar la información requerida. Con una buena estructura en su lugar, su empresa se convertirá en auto-sostenible, permitiendo a los altos directivos a centrarse más y más en las cuestiones que se relacionan con mejoras en los productos, el marketing y las relaciones con clientes, proveedores y empleados.