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Pourquoi préconiser un système ERP spécifique

Écrit par CyFrame

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Résumé

Si vos données d’entreprise critiques résident dans des systèmes différents ou sur des feuilles de calcul et que vos processus quotidiens ne sont pas correctement structurés, votre entreprise n’a pas la souplesse nécessaire pour s’adapter au changement. Ces changements peuvent aller d’une augmentation de la demande en raison du temps de livraison raccourci d’un client ou de plusieurs nouvelles commandes importantes, à une expansion géographique de votre chaîne d’approvisionnement, avec des portées mondiales, pour changer les tendances qui nécessitent l’introduction de nouveaux produits. En conséquence, votre équipe de gestion est forcée dans un état perpétuel de réaction pour minimiser l’impact de ces changements.
Un système ERP spécifique et flexible peut être le fondement d’une refonte complète de vos processus d’affaires et assurer la souplesse dont vous avez besoin pour vous adapter à pratiquement n’importe quel type de changement, rapidement, facilement et de manière rentable. Un système ERP spécifique flexible fournit deux fonctionnalités et avantages clés :

  • La liaison de vos systèmes disparates et l’automatisation de la circulation de l’information dans toute l’entreprise qui procure aux cadres de votre direction la visibilité des données commerciales en temps réel, permettant la meilleure prise de décision possible.
  • La création de flux de travail hautement disciplinés fournit la cohérence des processus nécessaire pour permettre des résultats très fiables, quel que soit le type de changement pouvant se produire dans votre entreprise.

Votre processus actuel peut faire de « changement » un gros mot

Si vos données d’affaires résident dans des systèmes distincts, vous comptez sur les gens pour créer manuellement les ponts nécessaires entre ces systèmes et ainsi gérer votre entreprise. Les directeurs des ventes, les directeurs d’usine, les vice-présidents des opérations et des finances, et les dirigeants de la chaîne logistique sont forcés de troquer des feuilles de calcul et de manipuler manuellement les données pour prévoir les ventes, répondre aux propositions, gérer les stocks et les calendriers de production, et pour déterminer les prix des produits.

Bien que ces processus manuels puissent sembler bien servir votre entreprise aujourd’hui, en réalité, plusieurs problèmes sont susceptibles d’avoir un impact sur vos marges, votre rentabilité et votre capacité à gérer le changement et répondre aux pressions de la concurrence.

Baisse de productivité pour vos travailleurs de savoir — la collecte, la saisie et l’analyse des données manuelles prolongent la durée de vos processus d’affaires et augmentent les temps de cycle plutôt qu’elles les réduit. Les procédés manuels conduisent à des temps de réponse plus longs pour répondre aux demandes de propositions, aux prévisions des ventes et, ultimement, à la livraison des produits, ce qui a des conséquences sur tout, des marges au flux de trésorerie.

Données inexactes — lorsque les données sont manipulées manuellement en dehors de votre système et déplacées à l’intérieur et entre les divisions, les erreurs de saisie sont inévitables. Par exemple, une erreur dans les ventes et les projections de stocks peut entraîner un état de rupture de stock coûteux, qui mènerait la chaîne de production à un arrêt non planifié et qui nuirait ainsi à la capacité de respecter les délais de livraison.

Manque de données en temps opportun — le temps requis pour compiler les données sous forme de rapports et soutenir la prise de décision critique… et l’information déjà a considérablement vieilli (de jours, voire de semaines). Si la demande fluctue plus régulièrement, des stocks plus importants sont nécessaires pour prévenir les ruptures de stock coûteuses. Le résultat est un roulement des stocks moins important, entraînant une hausse des coûts liés aux stocks qui augmentent ceux de vos produits et qui réduisent vos marges, ayant un impact sur votre capacité à être concurrentiel.

Incapacité à gérer le changement — comme les données ne sont pas facilement visibles et que les processus ne sont pas clairement définis, il devient de plus en plus difficile de répondre rapidement à tout changement — tant pour les questions au quotidien impliquant un fournisseur qui n’est pas en mesure d’offrir le rendement prévu, que sur le plan des nouvelles exigences réglementaires, des nouveaux procédés de fabrication ou d’un éventuel déménagement dans les marchés mondiaux. Au lieu de procédures uniformes qui produisent des résultats fiables, vos processus sont mal définis par les travailleurs qui sont responsables de leur exécution. S’il y a un manque de cohérence dans vos processus, vous êtes en dehors de la « boucle du changement ».

Dans une chaîne d’approvisionnement fermée où vous avez de solides relations établies avec les clients et les fournisseurs qui sont à proximité, vous pouvez facilement gérer une forte variabilité. Mais lorsque les clients et les fournisseurs sont situés partout au pays ou ailleurs dans le monde, la variabilité et la visibilité limitées peuvent rapidement aggraver les problèmes. Si vous ne pouvez pas répondre assez rapidement aux changements et la demande, les délais de livraison peuvent être compromis, ce qui a des conséquences sur le service à la clientèle, la satisfaction et les taux de rétention.

Au final, lorsque votre entreprise dépend de processus manuels et de systèmes disparates, vous devez réagir pour vous adapter au changement, plutôt que de compter sur vos processus d’affaires pour le gérer.

La solution : un système ERP spécifique et flexible pour assurer la cohérence et la rentabilité

Un système ERP flexible conçu pour votre industrie peut renforcer vos opérations pour mieux gérer le changement en vous permettant de fournir aux divisions et aux employés les données nécessaires pour améliorer la prise de décision et répondre rapidement à pratiquement n’importe quel changement — indépendamment du fait que les données soient requises par un ou plusieurs systèmes. Avec le bon système ERP, vous pouvez directement superposer vos processus d’affaires sur vos systèmes d’entreprise pour fournir la rapidité et la cohérence requises pour gérer la variabilité, ce qui élimine la nécessité et le coût élevé de l’intégration de vos systèmes existants. Au lieu de cela, et parce que le logiciel est spécifique à votre secteur d’activité, il vous suffit de définir les processus et l’endroit où résident les données pour mettre à exécution ces processus. Le résultat est une capacité efficace pour rationaliser vos opérations et mieux gérer le changement.
Les processus manuels sur papier sont éliminés. L’information circule rapidement dans toutes vos opérations dès qu’elle apparaît dans vos systèmes. Ainsi, chaque personne peut agir le plus efficacement possible, en se concentrant sur une meilleure gestion de l’entreprise, en se basant sur de l’information en temps opportun, plutôt qu’en perdant du temps à collecter et à analyser des données vieillissantes.
Au final, les processus manuels ad hoc sont remplacés par des processus disciplinés en vue d’atteindre une flexibilité et une efficacité de pointe. Bien que le mot « discipline » évoque traditionnellement des notions de rigidité, les processus disciplinés sont exactement le contraire, car ils deviennent flexibles. Des procédures hautement disciplinées permettent aux géants de l’automobile de produire des modèles multiples sur une seule chaîne de montage. La visibilité de la demande en temps réel permet des commandes en « juste à temps » des bons matériaux, et des processus disciplinés font en sorte que les bonnes pièces pour les différents véhicules arrivent sur la bonne chaîne de montage au bon moment. Les exigences en immeubles et en personnel de production sont réduites au minimum, améliorant l’utilisation de ces ressources commerciales essentielles. Et l’entreprise peut facilement s’adapter à l’évolution des tendances automobiles tout en minimisant les coûts, en augmentant les marges et en réduisant les délais de livraison.

L’impact d’un système ERP flexible sur votre équipe de gestion

Pour les ventes

« Les ventes sont le moteur de la croissance. C’est ce que les grandes compagnies font de mieux. » — sans un système ERP flexible, le directeur ou le gestionnaire des ventes est placé en mode réactif : il recherche sans cesse les données et passe du temps à les rassembler plutôt qu’à améliorer le rendement des ventes. Avec le déploiement d’un système qui permet des processus disciplinés et cohérents, les directeurs des ventes sont libres de se concentrer sur la livraison des commandes et de prévisions fiables, tout en servant les clients. Les avantages que peuvent tirer vos directeurs des ventes d’un système ERP spécifique et flexible sont les suivants :

  • Amélioration de la productivité du personnel de vente;
  • Production plus rapide de rapports mensuels plus détaillés;
  • Amélioration de la gestion du pipeline;
  • Réduction du travail administratif dans le suivi des commandes;
  • Élimination de l’expédition des commandes; service à la clientèle amélioré grâce à un meilleur suivi de commande et à la capacité de définir et de gérer les dates de livraison réalistes;
  • Amélioration des processus « sur-le-champ » et de rupture de stock;
  • Information plus précise sur les coûts qui conduit à de meilleures marges et à des ratios plus élevés de succès.

Pour la production

« Rechercher de la discipline pour des processus cohérents est ce qui assure la prospérité d’une entreprise dans le secteur de la fabrication. » — les systèmes décousus exigent la collecte et l’analyse de données manuelles, ce qui empêche le vice-président des opérations d’accéder aux données en temps opportun pour prendre les meilleures décisions. Avec un système ERP flexible qui permet des processus disciplinés et cohérents, les cadres des opérations sont libres de se concentrer sur une allocation équilibrée des ressources, le service à la clientèle et la gestion des coûts. Les avantages que peuvent tirer vos directeurs de production d’un système ERP spécifique et flexible sont les suivants :

  • Réduction des coûts des matières;
  • Amélioration de la qualité et réduction des rejets;
  • Un processus S&OP qui aligne la demande des ventes, la planification des matériaux et la planification opérationnelle;
  • Plus de visibilité dans l’audit des ressources;
  • Amélioration de la livraison et des engagements;
  • Amélioration de l’utilisation de la fabrication comme moyen de livraison à partir des stocks;
  • Meilleure utilisation des actifs; information plus précise sur les coûts qui conduit à de meilleures marges et à des ratios plus élevés de succès.

Pour les finances

« Les finances sont le groupe clé qui mesure la performance ultime de l’entreprise. »

Lorsque des systèmes décousus et des procédures manuelles exigent des cadres financiers de collecter et d’analyser les données manuellement, cela mène à de l’information non à jour sur les flux de trésorerie et à de longs retards dans la fermeture des livres. Un système ERP flexible automatise le processus de collecte de données. L’information exacte requise est toujours disponible en quelques clics. Les cadres financiers sont ainsi libres de se concentrer sur les initiatives qui protègent et améliorent la santé de financière de l’entreprise — de la gestion de la trésorerie à la déclaration réglementaire. Les avantages que peuvent tirer vos directeurs de production d’un système ERP spécifique et flexible sont les suivants :

  • Amélioration de la productivité des analystes;
  • Temps de fermeture plus rapides et meilleure précision;
  • Un processus S&OP qui aligne la demande des ventes, la planification des matériaux et la planification opérationnelle;
  • Plus de visibilité dans l’état de trésorerie;
  • Meilleure utilisation des actifs; information plus précise sur les coûts qui conduit à de meilleures marges et à des ratios plus élevés de succès.

Des systèmes ERP flexibles sont synonymes d’un rendement de l’investissement rapide

Les processus d’affaires qui auparavant prenaient de 7 à 10 jours peuvent être résumés à quelques minutes et exécutés automatiquement en permettant l’intégration effective virtuelle de tous vos systèmes d’entreprise. Les nombreux avantages d’assurer un rendement rapide de l’investissement pour cette solution d’affaires critique comprennent :

  • Une productivité accrue des employés;
  • Un débit accru de l’usine;
  • Une diminution des niveaux de stocks et des travaux en cours (WIP);
  • Une réduction des coûts d’exploitation;
  • Une augmentation des marges;
  • Une augmentation de la rentabilité;
  • Un flux de trésorerie amélioré et des temps de cycles commande-trésorerie;
  • Des délais d’exécution de production plus rapides;
  • La possibilité de définir et d’offrir des dates de livraison réalistes (CTP);
  • Un service à la clientèle, une satisfaction et une rétention accrus.

Conclusion

Lorsque vous choisissez le bon système ERP, vous gagnez la possibilité de combiner de façon transparente vos données d’entreprise en une seule « vision ». Les processus papier et manuels associés aux systèmes distincts ne sont plus nécessaires et sont remplacés par une solution flexible qui peut évoluer à mesure que votre entreprise se développe. La capacité de déplacer de l’information par voie électronique et en temps réel dans toutes vos opérations automatise les processus quotidiens et élimine le besoin de papier, tout en fournissant une piste d’audit détaillée et en assurant le respect des procédures rigoureuses. Par exemple, le processus de bout en bout associé à une commande client peut être complété en un dixième du temps habituel. Et la réduction des temps de cycle qui en découle fournit l’agilité nécessaire pour gérer le changement aujourd’hui et demain.